BAS Digital
Přihlásit se
Produkt BAS Digital · směrnice a školení

SOP: jak pracovat
v účetním systému

Standardy krok za krokem pro každý proces v BAS: co se zadává, kým, s jakými povinnými poli — a jak zkontrolovat, že je to zadáno správně. SOP (Standard Operating Procedure) je instrukce, podle které každý zaměstnanec provede operaci stejně správně.

„A jak se u nás zadává platba dodavateli?“ — pokud odpověď začíná slovy „zeptej se Mariny“, proces nemá standard. Má Marinu. SOP přenáší standard z hlavy do dokumentu.

K čemu jsou standardy

Kvalita dat v systému přímo určuje kvalitu rozhodnutí. Tři typické díry bez SOP:

Doklady se zadávají různěJeden manažer vyplní položku i podklad, druhý — „jak je to rychlejší“. Report posbírá obě verze — a lže.
Povinná pole zejí prázdnotouBez zdroje akvizice nefunguje analýza kanálů, bez podkladového dokladu — kontrola plateb.
Kontroly nikdo neděláChyba žije v systému až do čtvrtletního „proč čísla nesedí“ — kdy je její hledání už dlouhé a drahé.

Jak je SOP procesu postaven

Pro každou sekci systému — prodej, nákup, sklad, peníze, personál, plánování — SOP popisuje každý doklad podle jednoho schématu: kdo zadává → povinné náležitosti → kontrola → do jakých reportů se propisuje.

SOP · sekce „Peníze“ — doklad „Platba dodavatelům“ (fragment)
PrvekStandard
Kdo zadáváAsistent (načtení z bankovního výpisu — automaticky)
Povinné náležitostiÚčet odepsání · typ operace „Platba dodavatelům“ · správný dodavatel · položka cash flow · podkladový doklad (příjemka)
KontrolaČástka platby odpovídá dodacímu listu; platba je navázána na podkladový doklad
Propisuje se do reportůZůstatky peněz · závazky vůči dodavatelům · cash flow

Takovou kartu má každý doklad: objednávky, dodací listy, pokladní účtenky, platby kartou, mzdy, žádosti o výdaje. Zaměstnanec si nic nepamatuje — otevře a udělá.

SOP reportu: nejen „zadat“, ale i „zkontrolovat“

Samostatnou třídou SOP jsou směrnice pro kontrolu reportů. Příklad: týdenní kontrola reportu „Zůstatky peněz“.

SOP · kontrola reportu „Zůstatky peněz“ — struktura směrnice
SekceCo stanovuje
Cíl a periodicitaReport odráží skutečné peníze na účtech a v pokladnách; kontrola týdně, odeslání v pondělí v pevný čas
Odpovědnosti a roleBankovní operace — finančník · pokladny — držitelé · výsledná správnost — finančník
Indikátory správnostiŽádné nezaúčtované operace · zůstatky pokladen = skutečnosti u držitelů · zůstatky účtů = bankovním výpisům · převody a směny měn zachyceny
Typické chybyKaždá — s místem v systému, postupem opravy a konkrétním člověkem, za kým jít
Zaznamenání výsledkuTři scénáře: správný · správný s dohodnutými odchylkami · nepotvrzen (upozornění na zpoždění s důvodem a termínem)

Report se „neodesílá jak je“ — potvrzuje se podle indikátorů. Pokud něco nesedí, dozvíte se to od nás, s důvodem a termínem — nezjišťujete to sami.

Co SOP pokrývají

Penízebanka, pokladny, platby kartou, převody, měny
Prodejklienti, objednávky, předávací protokoly, účtenky, maloobchod
Nákup a skladdodavatelé, dodací listy, inventura, odpisy zásob
Personálkarty, mzdy, výplaty
Plánovánížádosti o výdaje, schvalování, platební kalendář
Reportysměrnice kontroly a potvrzení každého reportu

SOP jsou propojeny s mapou transakcí: mapa odpovídá na „co a kdo“, SOP na „jak, krok za krokem“. Jeden kód operace — jedna instrukce.

Co to přináší

Nový zaměstnanec pracuje podle instrukce od prvního dne — onboarding zabere dny, ne měsíce ústního předávání.
Data zadávají všichni stejně — reporty se skládají z předvídatelných dat, ne z „jak to kdo pochopil“.
Chyba se opravuje podle postupu — v SOP je napsáno, kde hledat, jak opravit a za kým jít.
Znalosti patří firmě — odchod zaměstnance neodnese „jak jsme to dělali“.
Upřímně: co SOP nedělají.
  • Nepíšou se jednou provždy — procesy se mění a SOP se aktualizují s nimi (na předplatném je to naše práce).
  • Nenahrazují školení — tým školíme podle SOP na reálných operacích, neposíláme ho „přečíst si dokument“.
  • Nefungují bez vymáhání — standard žije, dokud se plnění kontroluje (od toho jsou checklisty a kontroly).

SOP vznikají během implementace — podle vašich procesů

Měsíc vedeme vaše účetnictví vlastníma rukama a každý proces, který přes nás projde, se mění v instrukci. K předání týmu máte standardy napsané podle vašeho reálného života.

Probrat implementaci →
Jak pracujeme