Produkt BAS Digital · součást implementace

Mapa transakcí

Jeden soubor, ve kterém je popsána každá peněžní operace vašeho byznysu: kdo ji zadává, jakým dokladem, na jakou položku — a jak zkontrolovat, že vše sedí. Pravidla účetnictví přestávají žít v hlavách a začínají žít na papíře.

Zaplatili jste dodavateli. Vydali zálohu. Vrátili kauci. Dostali úvěr. Každá z těchto událostí se musí proměnit ve správný zápis v účetním systému. Mapa transakcí je návod, jak přesně.

K čemu je potřeba

Dokud pořádek v účetnictví drží na paměti dvou lidí, byznys za to platí třikrát:

Nový zaměstnanec se zapracovává měsíceKaždou operaci mu vysvětlují ústně. Odejde ten, kdo vysvětloval — znalost odejde s ním.

Každý zadává po svémJedna platba — tři varianty zpracování. Report pak ukazuje „dluh“, který neexistuje.

Chyby vyplavou za měsícZdvojená platba nebo visící záloha se objeví, až když je hledání příčiny drahé.

Jak to vypadá

Jádrem mapy je registr operací. Jeden řádek = jedna událost v byznysu. Průvodce najde událost, otevře příslušnou záložku — a zadá podle algoritmu. Přemýšlet „jak správně“ už není třeba: správně je napsáno.

List „04.2 · Materiál a služby“ — fragment

Kód	Co se stalo v byznysu	Doklad v BAS	Položka P&L	Okruh	Kdo zadává	Kontrola
Služby a subdodávky
P2P-08	Přišla faktura od subdodavatele	Příjemka	Subdodavatelé (COGS)	9 · Náklady (COGS)	Asistent	faktura čeká na platbu v kalendáři
P2P-09	Zaplatili jsme služby podle faktury	Výdaj z účtu	—	9 · Náklady (COGS)	Asistent	platba spárována s fakturou
P2P-03	Započetli jsme zálohu „ostrou“ fakturou	Zápočet v příjemce	—	9 · Náklady (COGS)	Finančník	žádné visící zálohy

Každá operace má svůj kód, doklad, položku a kontrolu. Celkem mapa obsahuje 70+ typových operací: od tržeb a mezd po úvěry, dividendy a nákup vybavení.

List „Provádění plateb“ — schvalovací matice

Částka platby	Kdo schvaluje	Jak se zaznamenává
do schváleného limitu	Finančník — samostatně	Status žádosti v systému
střední pásmo	Finančník + potvrzení majitele	Komentář: kdo a kdy schválil
velké platby	Pouze majitel	Výslovné schválení před dnem plateb

Platby jdou podle pravidla „žádost → schválení → platba“. Limity se nastaví podle vás: drobnosti majitele neotravují, velké věci mu neproklouznou.

List „Číselník položek“ — struktura P&L

Blok	Co je uvnitř	Na co majiteli odpovídá
Tržby	Prodeje, zálohy, ostatní výnosy	Kolik jsme vydělali
Náklady (COGS)	Přímé náklady na projekty	Kolik stojí to, co prodáváme → hrubý zisk
Obchodní	Marketing, provize, propagace	Kolik stojí prodat
Administrativní	Kancelář, služby, backoffice	Kolik stojí měsíc života firmy
Osobní výdaje majitele	Samostatnou položkou, mimo provoz	Jaký je zisk doopravdy

Položky jsou uspořádány v logice P&L — report se čte shora dolů až k odpovědi „kolik byznys vydělal“. Osobní výdaje majitele se nerozpouštějí v nákladech firmy.

List „Kontroly a odsouhlasení“ — fragment

Riziko	Kontrola	Jak často
Zůstatky se rozešly s bankou	Kontrola účtů a pokladen proti výpisům	Týdně
Faktura zaplacena dvakrát	Každá platba je navázána na fakturu	Týdně
Neidentifikovaná platba „visí“	Při měsíční uzávěrce jich je nula	Měsíčně

Na každé riziko — kontrola s odpovědnou osobou a periodicitou. Vedle je list typických chyb: jak to má být a jak to opravit, když není.

Co je uvnitř souboru

70+

typových operacíod předávacího protokolu po odpisy — s postupem zadání

účetních položekčíselník P&L a cash flow s kódy

okruhů zralostikaždá operace je navázána na scorecard vašeho účetnictví

25+

pracovních listůoperace, platby, kontroly, chyby, přístupy, projekty, úvěry

platební procesžádost → schválení → platba, limity a den plateb

listy pro účetníco předáváme účetní a jak doklady odcházejí automaticky

Jak se mapa dostane k vám

Mapu nemusíte psát sami — sestavuje se v prvních dvou měsících implementace BAS Digital.

Preset vašeho oboruNezačínáme na zelené louce: vezmeme oborovou šablonu (služby, agentura, outstaffing, holding) a přizpůsobíme ji vašim účtům, lidem a projektům.

Ostrý měsícMěsíc vedeme vaše účetnictví vlastníma rukama. Každá nestandardní operace se dostane do mapy — pokrývá reálný život, ne teorii.

Předání týmuVaše lidi školíme podle mapy, fixujeme role: každá operace má odpovědnou osobu. Mapa zůstává u vás a aktualizuje se spolu s byznysem.

Co to přináší

Účetnictví přestává záviset na lidech. Nový zaměstnanec zadává operace podle algoritmu od prvního týdne — bez měsíce ústního vysvětlování.

Reportům lze věřit. Každá operace má kontrolu; rozdíly se chytají v týdnu, ne na konci kvartálu.

Majitel kontroluje peníze bez mikromanagementu. Limity rozhodují, co se dostane k vám a co tým uzavře sám.

Je vidět poctivý P&L. Osobní je oddělené od byznysu, položky jsou uspořádány v logice zisku — zisk v reportu je skutečný.

Upřímně: co mapa nedělá.

Nenahrazuje účetní systém — funguje v tandemu s BAS: čísla žijí v systému, mapa popisuje pravidla.
Není to „nastav a zapomeň“ — byznys se mění a mapu je třeba aktualizovat. Na předplatném to děláme my.
Bez disciplíny nemá efekt — pravidlo „bez žádosti není platba“ funguje, jen když ho dodržuje i majitel.

Mapa transakcí je součástí implementace BAS Digital

Za tři měsíce nastavíme manažerské účetnictví: měsíc připravujeme, měsíc vedeme na vašich číslech, měsíc uzavíráme tak, že reportům lze věřit. Mapa je jeden z artefaktů, které vám zůstanou.

Probrat implementaci →

Jak pracujeme