Produkt BAS Digital · součást implementace

Mapa transakcí

Jeden soubor, ve kterém je popsána každá peněžní operace vašeho byznysu: kdo ji zadává, jakým dokladem, na jakou položku — a jak ověřit, že všechno souhlasí. Pravidla účetnictví přestávají žít v hlavách a začínají žít na papíře.

Probrat implementaci

K čemu je potřeba

Dokud pořádek v účetnictví drží paměť dvou lidí, byznys za to platí třikrát.

Nový člověk se zaučuje měsíceKaždou operaci mu vysvětlují ústně. Odejde ten, kdo vysvětloval — a znalost odejde s ním.

Každý zadává po svémJedna platba — tři způsoby zaúčtování. Report pak ukazuje „dluh“, který neexistuje.

Chyby se objeví za měsícDuplicitní platba nebo visící záloha se odhalí, když je hledání příčiny už drahé.

Jak to vypadá

Jádrem mapy je registr operací. Jeden řádek = jedna událost v byznysu. Účtující najde událost, otevře příslušný list — a zadá podle algoritmu. Přemýšlet „jak správně“ už netřeba: správně je napsáno.

List „04.2 · Materiál a služby“ — výřez

Kód	Co se stalo v byznysu	Doklad v BAS	Položka P&L	Okruh	Kdo zadává	Kontrola
P2P‑08	Přišla faktura od dodavatele	Příjemka	Dodavatelé (COGS)	9 · Nákladová cena	Asistent	Faktura čeká na platbu v kalendáři
P2P‑09	Zaplatili jsme služby podle faktury	Odchozí platba z účtu	—	9 · Nákladová cena	Asistent	Platba spárována s fakturou
P2P‑03	Záloha zúčtována ostrou fakturou	Zápočet v příjemce	—	9 · Nákladová cena	Finančník	Žádné visící zálohy

Každá operace má svůj kód, doklad, položku a kontrolu. Mapa obsahuje celkem 70+ typových operací: od tržeb a mezd po úvěry, dividendy a nákup vybavení.

Provádění plateb: schvalovací matice

Platby jdou podle pravidla „žádost → schválení → platba“. Limity se nastavují podle vás: drobnosti majitele neobtěžují, velké částky ho neminou.

List „Provádění plateb“ — výřez

Částka platby	Kdo schvaluje	Jak se zaznamená
Do schváleného limitu	Finančník — samostatně	Stav žádosti v systému
Střední rozsah	Finančník + potvrzení majitele	Komentář: kdo a kdy schválil
Velké platby	Pouze majitel	Výslovné schválení před platebním dnem

Číselník položek: struktura P&L

Položky jsou uspořádány v logice P&L — report se čte odshora dolů až k odpovědi „kolik byznys vydělal“. Osobní výdaje majitele se nerozpouštějí v nákladech firmy.

List „Číselník položek“ — výřez

Blok	Co obsahuje	Co říká majiteli
Tržby	Prodej, zálohy, ostatní výnosy	Kolik jsme vydělali
Náklady prodeje (COGS)	Přímé náklady na projekty	Kolik stojí to, co prodáváme → hrubý zisk
Obchodní	Marketing, provize, propagace	Kolik stojí prodat
Administrativní	Kancelář, služby, back office	Kolik stojí měsíc života firmy
Osobní majitele	Samostatná položka mimo provoz	Jaký je skutečný zisk

Kontroly a odsouhlasení

Na každé riziko — kontrola s odpovědnou osobou a periodicitou. Vedle toho list typických chyb: jak to má být a jak to opravit, když není.

RizikoZůstatky nesouhlasí s bankou

KontrolaKontrola účtů a pokladen s výpisy

TýdněFinančník

RizikoFaktura zaplacena dvakrát

KontrolaKaždá platba je spárována s fakturou

TýdněOperátor

RizikoNeidentifikovaná platba „visí“

KontrolaPři uzávěrce měsíce jich je nula

MěsíčněFinančník

RizikoOsobní prošlo jako náklad firmy

KontrolaPoložky majitele se kontrolují zvlášť

MěsíčněCFO

RizikoDoklad bez platby zapadl

KontrolaRegistr otevřených faktur se kontroluje s pohledávkami

TýdněOperátor

RizikoReport odeslán bez kontroly

KontrolaKritérium správnosti podepsáno před odesláním

Každý reportFinančník

Co je v souboru

70+typových operacíOd předávacího protokolu po odpisy — s algoritmem zadání

47účetních položekČíselník P&L a cash flow s kódy

20okruhů zralostiKaždá operace je navázána na scorecard vašeho účetnictví

25+pracovních listůOperace, platby, kontroly, chyby, přístupy, projekty, úvěry

1platební procesŽádost → schválení → platba, limity a platební den

2listy pro účetníCo předáváme účetní a jak doklady odcházejí automaticky

Jak mapa vzniká u vás

Mapu nemusíte psát sami — vzniká v prvních dvou měsících implementace BAS Digital.

1Preset vašeho oboruNezačínáme od nuly: vezmeme oborovou šablonu — služby, agentura, outstaffing, holding — a přizpůsobíme ji vašim účtům, lidem a projektům.

2Ostrý měsícMěsíc vedeme vaše účetnictví vlastníma rukama. Každá nestandardní operace se dostane do mapy — pokrývá reálný život, ne teorii.

3Předání týmuZaškolíme vaše lidi podle mapy, upevníme role: každá operace má odpovědnou osobu. Mapa zůstává u vás a aktualizuje se spolu s byznysem.

Co to přináší

Účetnictví přestává záviset na lidechNový člověk zadává operace podle algoritmu od prvního týdne — bez měsíce ústního vysvětlování.

Reportům lze věřitKaždá operace má kontrolu; rozdíly se zachytí během týdne, ne na konci kvartálu.

Majitel má peníze pod kontrolou bez mikromanagementuLimity rozhodují, co se dostane k vám a co tým uzavře sám.

Je vidět poctivý P&LOsobní je odděleno od byznysu, položky jsou uspořádány v logice zisku — zisk v reportu je skutečný.

Upřímně: co to nedělá

—Nenahrazuje účetní systém — funguje ve spojení s BAS: čísla žijí v systému, mapa popisuje pravidla.

—Není to „nastavit a zapomenout“ — byznys se mění a mapu je třeba aktualizovat. V rámci předplatného to děláme my.

—Bez disciplíny nefunguje — pravidlo „bez žádosti není platba“ platí, jen když ho dodržuje i majitel.

Mapa transakcí je součástí implementace BAS Digital

Za tři měsíce nastavíme manažerské účetnictví: měsíc připravujeme, měsíc vedeme na vašich číslech, měsíc uzavíráme tak, aby se reportům dalo věřit. Mapa je jeden z artefaktů, které vám zůstanou.

Probrat implementaci

Další nástroje metodiky

Zralost okruhůMetodika BAS Digital · základ auditu a roadmapyVíce →Mapa reportůProdukt BAS Digital · součást implementaceVíce →Checklisty a odsouhlaseníProdukt BAS Digital · disciplína účetnictvíVíce →SOP: pracovní standardyProdukt BAS Digital · směrnice a školeníVíce →Weekly a MonthlyProdukt BAS Digital · jádro předplatnéhoVíce →Klientský hubProdukt BAS Digital · transparentnost práceVíce →Finanční modelProdukt BAS Digital · balíček „Plánování“Více →Oborové reportySlužba BAS Digital · Market IntelligenceVíce →