Zásady ochrany soukromí

1. Kdo údaje zpracovává

BAS Digital s.r.o. (adresa výše), dev@basdigital.cz. Přihlašovací údaje do BAS a účetní doklady patří společnosti, která aplikaci používá. Ve vztahu k nim jsme zpracovatelem a jednáme na základě smlouvy s touto společností. Dotazy k obsahu dokladů (například od protistrany uvedené na faktuře) směřujte na tuto společnost.

2. Účetní data

Mobilní aplikace se připojuje přímo k databázi BAS vaší společnosti a zobrazuje její data; na naše servery se přitom nedostanou. Část dat se ukládá v zařízení, aby aplikace pracovala rychleji a i bez připojení. Webová verze přistupuje k databázi BAS přes náš server a účetní data neukládá.

3. Přihlášení

Adresa serveru, název databáze a přihlašovací jméno se ukládají v zařízení, heslo v jeho zabezpečeném úložišti (Klíčenka iOS, Android Keystore). Na našem serveru je uložen uživatelský účet — přihlašovací jméno do BAS, role, datum vytvoření a posledního přihlášení — a relace s platností až 8 hodin. Heslo do BAS se do naší databáze nezapisuje; během relace je pouze v paměti serveru.

4. Skenování faktur

Fotografie nebo PDF faktury, které odešlete, se ukládají na našem serveru v šifrované podobě (AES-256-GCM). Aby bylo možné přečíst údaje z faktury, soubor se předá společnosti Anthropic (viz oddíl 7) — bez přihlašovacího jména, názvu databáze a jména uživatele. Doklad se souborem se poté nahraje do databáze BAS vaší společnosti. Soubory vidí zaměstnanci vaší společnosti v rozsahu své role; naše podpora pouze tehdy, pokud jí přístup povolil administrátor vaší společnosti, a každý takový přístup se zaznamenává.

5. AI asistent („Zeptej se BAS“)

Text otázky spolu s výňatky z dat, která aplikace pro odpověď získala z vaší databáze BAS, se předává přes náš server společnosti Anthropic. Přihlašovací jméno, heslo ani název databáze se nepředávají. Asistent data pouze čte a v BAS nic nemění.

6. Zpětná vazba

Když odešlete zprávu z obrazovky „Napsat nám“, obdržíme její text, snímek obrazovky (pokud jej přiložíte) a technické údaje: verzi aplikace, obrazovku, adresu serveru a název databáze, seznam posledních požadavků a jejich časy. Před odesláním aplikace ukáže, co přesně se odešle.

7. Komu údaje předáváme

• —Anthropic PBC (USA) — rozpoznávání faktur a asistent. Podle obchodních podmínek společnosti Anthropic se data přijatá přes její API nepoužívají k trénování modelů a automaticky se mažou do 30 dnů, s výjimkou případů, kdy uchování vyžaduje zákon nebo její pravidla používání. Zpracování může probíhat v USA; předání je založeno na standardních smluvních doložkách EU.
• —Hetzner Online GmbH (Německo) — hosting našeho serveru; servery se nacházejí v Evropské unii.
• —Google LLC (USA) – pouze v aplikaci pro Android: skener dokumentů a skener čárových kódů využívají služby Google ML Kit. Snímky se zpracovávají v zařízení a společnosti Google se nepředávají. ML Kit předává společnosti Google technické údaje o zařízení a aplikaci (např. model zařízení, verzi systému, název a verzi aplikace), identifikátor instalace a údaje o výkonu skeneru. Google je využívá k diagnostice a statistice používání svých služeb jako samostatný správce podle svých zásad ochrany soukromí (https://policies.google.com/privacy). Údaje mohou být předávány do USA; Google LLC je certifikována podle rámce EU–USA pro ochranu osobních údajů (Data Privacy Framework). Naším právním základem je oprávněný zájem na spolehlivém fungování skeneru (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). V aplikaci pro iPhone a ve webové verzi se ML Kit nepoužívá.
• —Databáze BAS vaší společnosti — vlastní infrastruktura vaší společnosti; odcházejí do ní doklady, které vytvoříte nebo nahrajete.

8. Co aplikace nedělá

Nezobrazuje reklamu, nesleduje vás v jiných aplikacích ani na webech, nepoužívá nástroje třetích stran pro analytiku ani hlášení o pádech (výjimkou jsou technické údaje, které v systému Android získává Google ML Kit — viz oddíl 7), nezjišťuje polohu a nečte kontakty ani kalendář. Pokud aplikace neočekávaně spadne, odešle na náš server krátké technické hlášení: typ chyby, místo v kódu aplikace, verzi a platformu. Text chyby ani data z vaší databáze hlášení neobsahuje. Písma jsou součástí aplikace — při spuštění se aplikace nepřipojuje k serverům třetích stran.

9. Oprávnění zařízení

Fotoaparát — vyfotit fakturu a načíst čárový kód. Fotky — vybrat již pořízený snímek faktury. Mikrofon a rozpoznávání řeči — položit asistentovi otázku hlasem; řeč rozpoznává operační systém zařízení (iOS nebo Android), zvuk k nám nepřichází. Face ID — odemknout aplikaci; ověření probíhá pouze v zařízení a aplikace obdrží jen výsledek „ano/ne“. Jakékoli oprávnění můžete odvolat v nastavení telefonu.

10. Doba uchování

Relace trvá až 8 hodin nebo do odhlášení. Soubory faktur se uchovávají po dobu sjednanou ve smlouvě s vaší společností; pokud doba sjednána není, automaticky se nemažou a odstraní se na žádost. Protokol činností (kdo doklad vytvořil, schválil nebo otevřel) se uchovává 11 let jako důkaz pro účetnictví; IP adresy jsou v něm uloženy pouze jako hash a mažou se po 30 dnech. Technická hlášení o pádech se uchovávají 30 dní.

11. Jak funkce vypnout a údaje smazat

Skenování faktur a asistenta lze vypnout v nastavení aplikace; administrátor vaší společnosti může vypnout funkce AI pro celou společnost. Odebrání účtu v nabídce Nastavení → Přepnout účet smaže jeho uložené heslo ze zařízení. O smazání uživatelského účtu a dat na našem serveru požádejte na dev@basdigital.cz.

12. Vaše práva

Máte právo na přístup, opravu, výmaz, omezení zpracování, přenositelnost a vznesení námitky a právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (uoou.cz). Žádosti zasílejte na dev@basdigital.cz.

13. Děti

Aplikace je určena pro firemní použití a není zaměřena na děti.

14. Data Google — údaje, ke kterým přistupujeme

Naše aplikace může prostřednictvím autorizace Google OAuth 2.0 přistupovat k následujícím uživatelským datům, a to pouze tehdy, je-li to nezbytné a uživatel k tomu výslovně udělil oprávnění:

• —Základní údaje o účtu Google (jméno, e-mailová adresa, profilový obrázek)
• —Soubory ve službě Google Drive a jejich metadata, které uživatel výslovně vybere nebo k jejichž zobrazení udělí oprávnění
• —Obsah tabulek Google Sheets, je-li to relevantní, za účelem automatizace a tvorby reportů

15. Data Google — jak data používáme

Data, ke kterým aplikace získá přístup, se používají výhradně k poskytování a zlepšování služeb nabízených aplikací, včetně automatizace vedení účetnictví, analytiky a finančního výkaznictví, zobrazování relevantních dat ověřenému uživateli a umožnění synchronizace s nástroji Google Workspace. Uživatelská data Google nepoužíváme k reklamním účelům, profilování ani k nesouvisejícím analýzám.

16. Data Google — ukládání a uchovávání dat

Uživatelská data Google na našich serverech trvale neukládáme, není-li to výslovně nezbytné k poskytování služby. Veškerá data dočasně uložená v mezipaměti jsou vymazána po dokončení zpracování nebo poté, co uživatel odpojí svůj účet Google. Veškerá uložená data jsou šifrována při přenosu (HTTPS) i v klidovém stavu.

17. Data Google — sdílení a zpřístupnění dat

Uživatelská data Google neprodáváme, nepronajímáme, neobchodujeme s nimi ani je nezpřístupňujeme třetím stranám. Data mohou být sdílena pouze tehdy, vyžaduje-li to zákon nebo platné rozhodnutí či výzva orgánu veřejné moci, anebo za účelem ochrany našich zákonných práv. Žádná uživatelská data Google nejsou sdílena s externími partnery ani inzerenty.

18. Data Google — zabezpečení dat

K ochraně uživatelských dat před neoprávněným přístupem, zpřístupněním, pozměněním nebo zničením používáme bezpečnostní opatření odpovídající oborovým standardům, včetně šifrování SSL/TLS, omezení přístupu a pravidelných bezpečnostních auditů.

19. Data Google — kontrola uživatele nad daty a jejich výmaz

Uživatelé si zachovávají plnou kontrolu nad svými daty. Přístup ke svému účtu Google můžete kdykoli odvolat prostřednictvím oprávnění účtu Google (Google Account Permissions) a o výmaz veškerých lokálně uložených dat či dat uložených v mezipaměti můžete požádat tak, že nás kontaktujete na níže uvedené e-mailové adrese. Po odvolání přístupu již naše aplikace nemůže k vašim datům Google přistupovat.

20. Data Google — soulad se zásadami společnosti Google

Naše aplikace dodržuje Zásady pro uživatelská data služeb Google API, včetně požadavků Limited Use (omezeného použití), a zajišťuje, že data jsou používána pouze pro účely přímo související se základní funkcionalitou aplikace.

21. Změny těchto zásad

Tyto Zásady ochrany soukromí můžeme čas od času aktualizovat. Nejnovější verze bude vždy k dispozici na této stránce. Významné změny budou oznámeny zde nebo, bude-li to relevantní, e-mailem.

22. Kontaktujte nás

Máte-li jakékoli dotazy týkající se těchto Zásad ochrany soukromí nebo svých dat, kontaktujte nás prosím na adrese s@basdigital.cz. Dotazy k aplikaci BAS Digital ERP: dev@basdigital.cz.