Продукт BAS Digital · входить у впровадження

Карта транзакцій

Один файл, у якому описана кожна грошова операція вашого бізнесу: хто її вносить, яким документом, за якою статтею — і як перевірити, що все зійшлося. Правила обліку перестають жити в головах і починають жити на папері.

Оплатили постачальнику. Видали аванс. Повернули заставу. Отримали кредит. Кожна з цих подій має перетворитися на правильний запис в обліковій системі. Карта транзакцій — інструкція, як саме.

Навіщо вона потрібна

Поки порядок обліку тримається на пам'яті двох людей, бізнес платить за це тричі:

Новий співробітник входить місяцямиКожну операцію йому пояснюють усно. Піде той, хто пояснював, — знання піде разом з ним.

Кожен вносить по-своємуОдин платіж — три варіанти оформлення. Потім звіт показує «борг», якого немає.

Помилки спливають через місяцьЗадвоєна оплата або завислий аванс виявляються, коли шукати причину вже дорого.

Як це виглядає

Ядро карти — реєстр операцій. Один рядок = одна подія в бізнесі. Провідник знаходить подію, відкриває потрібну вкладку — і вносить за алгоритмом. Думати «як правильно» вже не потрібно: правильно — написано.

Лист «04.2 · Матеріали і послуги» — фрагмент

Код	Що сталося в бізнесі	Документ у BAS	Стаття P&L	Контур	Хто вносить	Контроль
Послуги і субпідряд
P2P-08	Прийшла фактура від підрядника	Прибуткова накладна	Підрядники (COGS)	9 · Собівартість	Асистент	фактура чекає на оплату в календарі
P2P-09	Оплатили послуги за фактурою	Витрата з рахунку	—	9 · Собівартість	Асистент	оплата зчеплена з фактурою
P2P-03	Зарахували аванс «гострою» фактурою	Зарахування в прибутковій	—	9 · Собівартість	Фінансист	немає завислих авансів

У кожної операції — свій код, документ, стаття і перевірка. Всього в карті 70+ типових операцій: від виручки і зарплат до кредитів, дивідендів і купівлі обладнання.

Лист «Проведення оплат» — матриця погодження

Сума платежу	Хто погоджує	Як фіксується
до затвердженого ліміту	Фінансист — самостійно	Статус заявки в системі
середній діапазон	Фінансист + підтвердження власника	Коментар: хто і коли схвалив
великі платежі	Тільки власник	Явне схвалення до дня оплат

Платежі йдуть за правилом «заявка → погодження → оплата». Ліміти налаштовуються під вас: дрібниця не смикає власника, велике не проходить повз нього.

Лист «Довідник статей» — структура P&L

Блок	Що всередині	Що відповідає власнику
Виручка	Продажі, аванси, інші доходи	Скільки заробили
Собівартість (COGS)	Прямі витрати за проєктами	Скільки коштує те, що продаємо → валовий прибуток
Комерційні	Маркетинг, комісії, просування	Скільки коштує продати
Адміністративні	Офіс, сервіси, бекофіс	Скільки коштує місяць життя компанії
Особисте власника	Окремою статтею, поза операційкою	Який прибуток насправді

Статті зібрані в логіці P&L — звіт читається зверху вниз до відповіді «скільки бізнес заробив». Особисті витрати власника не розчиняються у витратах фірми.

Лист «Контролі і звірки» — фрагмент

Ризик	Контроль	Як часто
Залишки розійшлися з банком	Звірка рахунків і кас з виписками	Щотижня
Фактура оплачена двічі	Кожна оплата прив'язана до фактури	Щотижня
Нерозпізнаний платіж «висить»	На закритті місяця таких — нуль	Щомісяця

На кожен ризик — перевірка з власником і періодичністю. Поруч — лист типових помилок: як має бути і як виправити, якщо не так.

Що всередині файлу

70+

типових операційвід акта замовнику до амортизації — з алгоритмом внесення

статей облікудовідник P&L і грошового потоку з кодами

контурів зрілостікожна операція прив'язана до скоркарда вашого обліку

25+

робочих листівоперації, оплати, контролі, помилки, доступи, проєкти, кредити

процес оплатзаявка → погодження → оплата, ліміти і день платежів

листи для бухгалтеріїщо здаємо бухгалтеру і як документи йдуть автоматично

Як карта з'являється у вас

Карту не потрібно писати самим — вона збирається в перші два місяці впровадження BAS Digital.

Пресет вашої нішіСтартуємо не з чистого аркуша: беремо галузевий шаблон (послуги, агентство, аутстафінг, холдинг) і адаптуємо під ваші рахунки, людей і проєкти.

Бойовий місяцьМісяць ведемо ваш облік власними руками. Кожна нестандартна операція потрапляє в карту — вона покриває реальне життя, не теорію.

Передача командіНавчаємо ваших людей за картою, закріплюємо ролі: у кожної операції є відповідальний. Карта залишається у вас і оновлюється разом з бізнесом.

Що це дає

Облік перестає залежати від людей. Новий співробітник вносить операції за алгоритмом з першого тижня — без місяця усних пояснень.

Звітам можна вірити. У кожної операції є перевірка; розбіжності ловляться на тижні, а не наприкінці кварталу.

Власник контролює гроші, не мікроменеджерячи. Ліміти вирішують, що доходить до вас, а що команда закриває сама.

Видно чесний P&L. Особисте відокремлене від бізнесу, статті зібрані в логіці прибутку — прибуток у звіті стає справжнім.

Чесно: чого карта не робить.

Не замінює облікову систему — вона працює у зв'язці з BAS: цифри живуть у системі, карта описує правила.
Не «налаштував і забув» — бізнес змінюється, і карту потрібно оновлювати. На підписці це робимо ми.
Не дає ефекту без дисципліни — правило «немає заявки — немає оплати» працює, тільки якщо його дотримується і власник.

Карта транзакцій входить у впровадження BAS Digital

За три місяці ставимо управлінський облік: місяць готуємо, місяць ведемо вашими цифрами, місяць закриваємо так, що звітам можна вірити. Карта — один з артефактів, які залишаються у вас.

Обговорити впровадження →

Як працюємо