Продукт BAS Digital · входить у впровадження

Карта транзакцій

Один файл, у якому описана кожна грошова операція вашого бізнесу: хто її вносить, яким документом, за якою статтею — і як перевірити, що все зійшлося. Правила обліку перестають жити в головах і починають жити на папері.

Обговорити впровадження

Навіщо вона потрібна

Поки порядок обліку тримається на пам'яті двох людей, бізнес платить за це тричі.

Новий співробітник входить місяцямиКожну операцію йому пояснюють усно. Піде той, хто пояснював, — знання піде разом із ним.

Кожен вносить по-своємуОдин платіж — три варіанти оформлення. Потім звіт показує «борг», якого немає.

Помилки спливають через місяцьПодвоєна оплата або зависший аванс виявляються, коли шукати причину вже дорого.

Як це виглядає

Ядро карти — реєстр операцій. Один рядок = одна подія в бізнесі. Обліковець знаходить подію, відкриває потрібну вкладку — і вносить за алгоритмом. Думати «як правильно» вже не потрібно: правильно — написано.

Аркуш «04.2 · Матеріали та послуги» — фрагмент

Код	Що сталося в бізнесі	Документ у BAS	Стаття P&L	Контур	Хто вносить	Контроль
P2P‑08	Надійшла фактура від підрядника	Прибуткова накладна	Підрядники (COGS)	9 · Собівартість	Асистент	Фактура чекає на оплату в календарі
P2P‑09	Оплатили послуги за фактурою	Витрата з рахунку	—	9 · Собівартість	Асистент	Оплату зчеплено з фактурою
P2P‑03	Зарахували аванс «гострою» фактурою	Зарахування в прибутковій	—	9 · Собівартість	Фінансист	Немає зависших авансів

У кожної операції — свій код, документ, стаття та перевірка. Загалом у карті 70+ типових операцій: від виручки та зарплат до кредитів, дивідендів і купівлі обладнання.

Проведення оплат: матриця погодження

Платежі йдуть за правилом «заявка → погодження → оплата». Ліміти налаштовуються під вас: дрібниці не турбують власника, велике не проходить повз нього.

Аркуш «Проведення оплат» — фрагмент

Сума платежу	Хто погоджує	Як фіксується
До затвердженого ліміту	Фінансист — самостійно	Статус заявки в системі
Середній діапазон	Фінансист + підтвердження власника	Коментар: хто і коли схвалив
Великі платежі	Лише власник	Явне схвалення до дня оплат

Довідник статей: структура P&L

Статті зібрані в логіці P&L — звіт читається зверху вниз до відповіді «скільки бізнес заробив». Особисті витрати власника не розчиняються у витратах фірми.

Аркуш «Довідник статей» — фрагмент

Блок	Що всередині	На що відповідає власнику
Виручка	Продажі, аванси, інші доходи	Скільки заробили
Собівартість (COGS)	Прямі витрати за проєктами	Скільки коштує те, що продаємо → валовий прибуток
Комерційні	Маркетинг, комісії, просування	Скільки коштує продати
Адміністративні	Офіс, сервіси, бекофіс	Скільки коштує місяць життя компанії
Особисте власника	Окремою статтею, поза операційкою	Який прибуток насправді

Контролі та звірки

На кожен ризик — перевірка з відповідальним і періодичністю. Поруч — аркуш типових помилок: як має бути і як виправити, якщо не так.

РизикЗалишки розійшлися з банком

КонтрольЗвірка рахунків і кас із виписками

ЩотижняФінансист

РизикФактуру оплачено двічі

КонтрольКожна оплата прив'язана до фактури

ЩотижняОператор

РизикНевпізнаний платіж «висить»

КонтрольНа закритті місяця таких — нуль

ЩомісяцяФінансист

РизикОсобисте пройшло як витрата бізнесу

КонтрольСтатті власника перевіряються окремо

ЩомісяцяCFO

РизикДокумент без оплати забуто

КонтрольРеєстр відкритих фактур звіряється з дебіторкою

ЩотижняОператор

РизикЗвіт відправлено без перевірки

КонтрольКритерій коректності підписано до відправки

Кожен звітФінансист

Що всередині файлу

70+типових операційВід акта замовнику до амортизації — з алгоритмом внесення

47статей облікуДовідник P&L і грошового потоку з кодами

20контурів зрілостіКожна операція прив'язана до скоркарду вашого обліку

25+робочих аркушівОперації, оплати, контролі, помилки, доступи, проєкти, кредити

1процес оплатЗаявка → погодження → оплата, ліміти та день платежів

2аркуші для бухгалтеріїЩо здаємо бухгалтеру і як документи йдуть автоматично

Як карта з'являється у вас

Карту не потрібно писати самим — вона збирається в перші два місяці впровадження BAS Digital.

1Пресет вашої нішіСтартуємо не з чистого аркуша: беремо галузевий шаблон — послуги, агентство, аутстафінг, холдинг — і адаптуємо під ваші рахунки, людей та проєкти.

2Бойовий місяцьМісяць ведемо ваш облік своїми руками. Кожна нестандартна операція потрапляє в карту — вона покриває реальне життя, не теорію.

3Передача командіНавчаємо ваших людей за картою, закріплюємо ролі: у кожної операції є відповідальний. Карта залишається у вас і оновлюється разом із бізнесом.

Що це дає

Облік перестає залежати від людейНовий співробітник вносить операції за алгоритмом з першого тижня — без місяця усних пояснень.

Звітам можна віритиУ кожної операції є перевірка; розходження ловляться на тижні, а не в кінці кварталу.

Власник контролює гроші без мікроменеджментуЛіміти вирішують, що доходить до вас, а що команда закриває сама.

Видно чесний P&LОсобисте відділено від бізнесу, статті зібрані в логіці прибутку — прибуток у звіті стає справжнім.

Чесно: чого це не робить

—Не замінює облікову систему — вона працює у зв'язці з BAS: цифри живуть у системі, карта описує правила.

—Не «налаштував і забув» — бізнес змінюється, і карту потрібно оновлювати. На підписці це робимо ми.

—Не дає ефекту без дисципліни — правило «немає заявки — немає оплати» працює, лише якщо його дотримується і власник.

Карта транзакцій входить у впровадження BAS Digital

За три місяці ставимо управлінський облік: місяць готуємо, місяць ведемо вашими цифрами, місяць закриваємо так, що звітам можна вірити. Карта — один з артефактів, які залишаються у вас.

Обговорити впровадження

Інші інструменти методології